D. Unsur / Sarana Manajemen (Tools of Management)
Manajemen dapat dilaksanakan dengan baik apabila dilengkapi dengan alat – alat atau sarana ( tools of management ). Sarana – sarana manajemen adalah meliputi 6 M, yaitu :
(1) Men ( orang )
(2) Money ( uang )
(3) Materials ( bahan – bahan )
(4) Methode ( cara )
(5) Machines ( mesin )
(6) Market ( pasar )
(1) Men ( orang )
Men (orang) merupakan sarana yang paling penting, dan faktor yang dominan serta menentukan. Men adalah sarana yang istimewa karena ia dapat dikatakan sebagai subyek dan dapat dikatakan sebagai obyek ( mempunyai fungsi ganda ).
Men sebagai subyek, karena dialah yang memulai suatu tindakan atau usaha (starter of action) . Dia pula sebagai penggerak, motivator maupun dinamisator. Kalau diumpamakan sebagai mesin maka ia berfungsi sebagai generator dari mesin tersebut.
Men sebagai obyek, karena ia dapat diatur dan digerakkan seperti sarana lainnya. Namun kelebihannya ia mempunyai jiwa dan perasaan , sehingga perlu dihargai secara wajar sesuai dengan harkat kemanusiaannya.
(2) Money ( uang )
Apabila men (orang) yang berfungsi sebagai subyek telah mengatur dan menentukan tujuan organisasi, maka giliran selanjutnya diperlukan uang sebagai sarana utama mencapai tujuan. Karena dengan uang itu dapat digunakan untuk membiayai tenaga kerja, membeli material dan mesin serta dapat digunakan untuk membiayai penelitian cara – cara (methode) kerja.
Money dapat digunakan pula untuk membiayai pemasaran. Pokoknya uang dapat digunakan untuk berbagai keperluan dalam mencapai tujuan. Agar uang dapat berguna secara efektif dan efisien maka perlu diatur oleh orang / bidang yang ahli yaitu finansial manajemen.
(3) Materials ( bahan – bahan )
Setelah uang tersedia, maka kita harus menyediakan material sebagai sarana pokok dalam usaha produksi maupun perdagangan. Material dapat berupa bahan mentah, bahan setengah jadi maupun bahan jadi.
(4) Methode ( cara )
Apabila bahan baku telah tersedia maka ia harus diolah untuk menjadi barang jadi. Dalam rangka pengolahan inilah diperlukan suatu cara tertentu yang sangat efektif dan efisien. Cara ( methode ) yang digunakan dalam proses produksi harus merupakan standard sehingga dapat digunakan oleh semua pegawai demi keseragaman kerja, mempermudah pengawasan serta mencegah hasil produksi yang tidak memuaskan.
(5) Machines ( mesin )
Mesin merupakan sarana penting dalam dunia modern. Bekerja dengan menggunakan mesin akan sangat membantu mempercepat, memperlancar proses penyelesaian pekerjaan, serta melipat gandakan hasil produksi. Karena itulah mesin sangat dibutuhkan sebagai sarana yang menguntungkan usaha produksi dan perdagangan terutama dalam menghadapi saingan usaha.
(6) Market ( pasar )
Apabila barang jadi telah menumpuk, maka kewajiban selanjutnya adalah melemparkan barang tersebut ke pasar. Kegiatan dalam bidang pemasaran merupakan kegiatan puncak, kegiatan yang menentukan apakah hasil jerih payah kita dapat diterima oleh konsumen atau tidak.
Tanpa keahlian bidang pemasaran, barang hasil produksi tidak dapat dijadikan uang, semua pegawai tidak dapat digaji, kelanjutannya terjadi pemogokan, hambatan dan kerugian yang diderita perusahaan.
E. Prinsip – Prinsip Management
Dalam melaksanakan management diperlukan dalil khusus yang dapat dijadikan pedoman oleh para manager dalam melaksanakan tugasnya, yang disebut Prinsip – Prinsip Management. Menurut Hendry Fayol, ada 14 prinsip – prinsip management, yaitu :
(1) Pembagian kerja ( Devision of Work )
(2) Otoritas / wewenang ( Authority )
(3) Disiplin ( Dicipline )
(4) Kesatuan Perintah ( Unity of Command )
(5) Kesatuan Arah ( Unity of Direction )
(6) Mengutamakan Kepentingan Umum Diatas Kepentingan Pribadi ( Sub Ordination Of Individual Interest To The Comman Good )
(7) Pemberian Upah ( Remuneration )
(8) Pemusatan ( Centralization )
(9) Jenjang Jabatan ( The Hierarchy )
(10) Tata Tertib ( Order )
(11) Kesamaan ( Equity )
(12) Kestabilan Staf ( Stability of Staff )
(13) Inisiatif ( Initiative )
(14) Semangat Korps ( Esprit de Corps )
Untuk lebih mudah diingat, bagi kita cukup membahas 7 (tujuh) prinsip management sebagai berikut :
(1) Pembagian Kerja ( Devision of Work )
Sebelum pekerjaan dilaksanakan, terlebih dahulu diadakan pembagian pekerjaan. Setiap pegawai ditempatkan sesuai dengan kemampuan, pendidikan, keterampilan serta sesuai dengan keadaan fisik dan psikisnya (the right men on the right place).
(2) Wewenang dan Tanggung Jawab ( Autority and Responsibility )
Dalam pembagian pekerjaan harus disertakan dengan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Setiap wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas batasannya serta harus menganut prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab tersebut.
Apabila wewenang terlalu berlebihan dibandingkan dengan tanggung jawab yang diterima, maka akan terjadi tindakan sewenang – wenang dari pejabat yang menerima wewenang tersebut terhadap bawahannya. Sebaliknya apabila tanggung jawab berlebihan dibandingkan dengan wewenang yang diterima maka bawahan yang menerima wewenang dan tanggung jawab tersebut tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab tersebut dengan sebaik – baiknya.
(3) Prinsip Kesatuan Komando ( Unity of Command )
Komando atau perintah terhadap bawahan harus sama dari atas sampai bawah (satu bahasa) serta harus berasal dari sumber yang sama / satu. Maksudnya agar dalam pelaksanaan tugas, bawahan tidak bimbang dan ragu serta jelas kemana ia harus bertanggung jawab.
(4) Prinsip KISS : ( Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi dan Simplikasi )
Koordinasi ialah segala kegiatan untuk menghimpun dan sekaligus untuk mengarahkan kegiatan – kegiatan semua sarana atau alat – alat ( 6M ) untuk mencapai tujuan organisasi. Atau usaha kerja sama antara badan atau unit / bagian dalam pelaksanaan tugas tertentu dengan jalan sedemikian rupa sehingga terdapat saling pengertian, saling mengisi, saling membantu dan melengkapi untuk mempermudah mencapai tujuan yang ditentukan.
Integrasi ialah usaha untuk menyatukan berbagai bagian atau unit dalam organisasi sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran maupun tindakan ke arah satu sasaran.
Sinkronisasi ialah usaha untuk menyelaraskan atau menyesuaikan kegiatan dari berbagai bagian guna mencapai keserasian atau keharmonisan tindakan dalam mencapai sasaran.
Simplikasi ialah usaha untuk melakukan penyederhanaan didalam organisasi maupun penyederhanaan dalam dalam system atau cara kerjasupaya terjadi penghematan tenaga, waktu dan biaya sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Penyederhanaan ini perlu dilakukan apabila terjadi kelesuan dalam bidang pemasaran, terjadi penurunan produksi sehingga pemasukan tidak sesuai dengan pengeluaran.
(5) Prinsip Tertib dan Disiplin
Suatu ketertiban dan disiplin dalam setiap usaha amat penting, sebab dengan menjalankan tertib dan disiplin pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan. Dengan disiplin dan tertib mutu kerja akan meningkat pula.
Misal semboyan dalam bahasa latin : UBI ORDO DEFICIT NULIA VIRTUS SUFICIT, yang artinya dimana tidak berlaku ketertiban disana tidak akan tercapai mutu yang tinggi.
(6) Prinsip Semangat Kesatuan atau Prinsip Expirit De Korps
Setiap orang yang bekerja sama dalam suatu usaha perlu memiliki jiwa kesatuan, rasa senasib dan seperjuangan, mulai dari tingkat yang paling atas sampai paling bawah. Dengan semangat korps setiap orang akan bekerja dengan senang hati dan akan timbul inisiatif serta prakarsa untuk memajukan usaha.
(7) Prinsip Keadilan dan Kejujuran
Semangat kesatuan akan terbina jika dalam usaha itu berlaku keadilan dan kejujuran. Adil pula dalam pembagian pendapatan ( upah ) sesuai dengan berat ringannya tugas dan tanggung jawab seseorang. Kejujuran disini berarti bekerja pertama – tama untuk kepentingan bersama dalam organisasi dan bukan mendahulukan kepentingan pribadi.
F. Efisiensi dan Efektifitas
Efisiensi dan efektifitas merupakan dua konsepsi utama untuk mengukir prestasi kerja ( performance ) management.
1. Pengertian Efisiensi
Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, yang berarti untuk mencapai hasil tertentu dengan pengorbanan sekecil – kecilnya. Contohnya :
|  | Rugi In put > Out put | ||||||||||
|  | Break Even Point In put = Out put | ||||||||||
 |  | Laba In put < cukup |
2. Pengertian Efektifitas
Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Jadi seorang manager efektif adalah manager yang dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukannya atau methode yang tepat untuk mencapai tujuan.
